Indice Digesto Municipal

Patrimonio Documental

Patrimonio Documental (3)

Decreto nº 2651/2018 GOB
Fecha: 27.08.2018
Publicado: 06.02.2019

Artículo 1º.— Autorízase la destrucción de los documentos y expedientes administrativos culminados y/o archivados en la Administración Central con una antigüedad mayor a 10 (diez) años.
Artículo 2º.— Apruébase el Procedimiento para la Destrucción de Documentos y Expedientes Administrativos de aplicación obligatoria para la Administración Central, salvo las reparticiones que por su especificidad cuenten con un procedimiento propio, el que agregado como anexo forma parte del presente decreto.
Artículo 3º.— Apruébase el Procedimiento para la Transferencia de Documentación al Archivo General de la Provincia de Entre Ríos que se adjunta como Anexo II de la presente norma.
Artículo 4º.— Dispónese que el presente régimen será de aplicación obligatoria para los entes autárquicos, descentralizados, empresas y sociedades del estado que no cuenten a estos efectos con un procedimiento específico.
Artículo 5º.— El presente decreto será refrendado para este acto por el señor Secretario General de la Gobernación a cargo del Ministerio de Cultura y Comunicación, conforme autorización conferida por Decreto Nº 2.592/16 GOB.
Artículo 6º. — Comuníquese, publíquese y archívese.

                                                                                       


                                                                                                                                                        ANEXO I
Procedimiento para la Destrucción de Documentos y Expedientes Administrativos

Capítulo I.- Disposiciones generales
Artículo 1º.- No podrán ser destruidos los siguientes expedientes y documentos:
1. Los documentos y/o expedientes administrativos que el Archivo General de la Provincia de Entre Ríos considere de valor jurídico, histórico o cultural según lo establecido en la Ley Provincial Nº 7452.
2. Los documentos y/o expedientes encuadrados en el artículo 5º de este anexo, en virtud de lo establecido en los artículos 1º y 2º de la Ley Provincial Nº 9577.(1)
3. Los expedientes determinados en el artículo 1º de la Ley Provincial Nº 8906/95.(2)
4- Los documentos originales de leyes, decretos, resoluciones, directivas, memorandos y circulares.
Artículo 2º.- A los fines del presente se consideran documentos de eliminación directa:
1. Copias y duplicados de documentos originales que estén perfectamente identificados y localizados (expedientes, leyes, decretos, resoluciones, directivas, memorandos y circulares).
2. Copias y duplicados de documentación contable, cuyos originales estén bajo custodia del organismo productor.
3. Notas y/o copias de notas internas que no formen parte de un trámite y no contengan información relativa a algún procedimiento administrativo.
4. Borradores y/o copias de documentos que se hayan utilizado para la elaboración de un documento definitivo.
5. Excedentes de folletos, propagandas, carteles, fotografías y publicaciones impresas relativas al Poder Ejecutivo y a las actividades organizadas por él.

Capítulo II.- Procedimiento
Artículo 3º.- A fin de cumplir su cometido, el jefe o responsable de cada archivo y/o jefe o responsable de cada organismo con rango no inferior a director general formalizará anualmente expediente por el cual mediante resolución se aprobará el procedimiento de clasificación y confeccionará a los efectos la nómina de documentos y/o expedientes que previo análisis considere plausible para el expurgo.
Artículo 4º.- Dispuestas y confeccionadas las nóminas de los documentos y/o expedientes, se enviarán las mismas al Archivo General de la Provincia, el que en un plazo de veinte (20) días hábiles a partir de su recepción procederá a la valoración jurídica, histórica, cultural y social.
A fin de cumplir su cometido, la mencionada documentación que sea clasificada de valor jurídico, histórico, cultural y social, el Archivo General dispondrá la conservación y custodia de los mismos.
En este caso se deberá guardar recaudo de lo establecido en el Reglamento para la Transferencia de Documentación aprobado en el artículo 3º del presente decreto.
Artículo 5º.- En virtud de lo establecido en los artículos 1º y 2º de la Ley Nº 9.577, se deberá prestar particular importancia con todo tipo de antecedentes y documentación comprendida en el período comprendido entre los años 1974 y 1983.
No podrán ser destruidos los documentos y expedientes de antecedentes de archivos policiales y del Servicio Penitenciario dentro de las fechas citadas, informes sumariantes de cualquier tipo, actas de nacimientos, actas de defunciones, actas y libros de cementerios en el periodo establecido, toda la documentación referida de los listados de desaparecidos y presos a disposición del PEN, planos fotos de los centros clandestinos de detención denunciados en las causas judiciales de lesa humanidad de la Provincia de Entre Ríos, legajos de personal de con causas judiciales o denuncias de familiares de desaparecidos, documentación fílmica microfilmada o digitalizada referida al período en cuestión.
En el caso de tratarse de documentos y/o expedientes comprendidos en el párrafo anterior se deberán remitir las nóminas de los mismos al Registro Único de la Verdad, dependiente de la Subsecretaría de Derechos Humanos de la Provincia, quien evaluará en un plazo de veinte (20) días hábiles si contiene valor jurídico o histórico a los intereses de dicho organismo y el que dispondrá en los casos que considere su conservación y custodia.
Artículo 6º.- La nómina con la documentación y/o expedientes que no hayan recibido objeciones de los organismos mencionados en los artículos 4º y 5º de este anexo se deberá publicar por el término de tres (3) días en el Boletín Oficial de la Provincia en un edicto que deberá contener las siguientes especificaciones:
a) Ente u organismo generador.
b) Iniciadores.
c) Fecha de inicio y fecha de finalizado o archivo.
d) Número del expediente.
e) Asunto.
f) En los casos de contar con: nombre y apellido de la persona o personas o quienes se notifique.
g) Cantidad de fojas. A los efectos dicha nómina con los documentos y/o expedientes se ponen a disposición de los interesados quienes podrán deducir posición hasta diez (10) días hábiles posteriores a partir del último día de publicación, circunstancia ésta que se hará constar en la misma.
Artículo 7º.- Cumplidos los plazos previstos en el artículo 6º del presente anexo, el jefe del Archivo y/o jefe del organismo dispondrá de un plazo máximo de diez (10) días hábiles para proceder a la destrucción de los documentos y lo expedientes sobre los cuales no se hayan realizado objeciones por los organismos establecidos en los artículos 4º y 5º del presente decreto.
En lo que haga a las solicitudes de particulares interesados, la resolución denegatoria será recurrida conforme a las normas generales del procedimiento administrativo, separándose los antecedentes para permitir la destrucción de los elementos no afectados al trámite.
Artículo 8º.- A los fines del expurgo, el Jefe del Archivo y/o jefe del organismo, en conjunto con un representante de la Escribanía Mayor de Gobierno designado al efecto, labrarán un acta la que, junto con las nóminas de documentos y/o expedientes, un ejemplar del Boletín Oficial y toda otra documentación referente al acto será adjuntada al expediente de inicio del procedimiento de expurgo.

Capítulo III.- Autoridad de aplicación
Artículo 9º.- Dispónese que la Secretaría de Modernización del Estado, Ciencia y Tecnología, dependiente de la Secretaría General de la Gobernación, será la autoridad de aplicación, la que deberá analizar, evaluar, determinar y formalizar mediante resolución, la tipología de los documentos y/o expedientes específicos que no se encuadren en lo establecido en el artículo 1º del presente anexo.                                                                             


                                                                                                                                                        ANEXO II

Reglamento para transferencia de documentación al Archivo General de la Provincia de Entre Ríos.

1. Consideraciones generales.
1.1 Los documentos transferidos al AGER deben contar con el expediente autorizando la transferencia con su respectiva carátula debidamente foliado y su correspondiente nota de elevación pase a "archivo" o "archívese'. El responsable del archivo de la entidad productora se encargará de preparar la documentación para remitirla al AGER bajo la supervisión del jefe de la entidad productora y con el asesoramiento técnico del AGER siempre que sea necesario.
1.2 Revisión de los documentos: antes de guardar los documentos en las cajas de archivo, se comprobará que no falta ningún documento. Verificar la ordenación correcta (numérica, cronológica o alfabética) de los documentos. Separar, si no se ha hecho con anterioridad, todas las copias, duplicados, borradores y todos los documentos que no estén relacionados directamente.
1.3 El AGER no admitirá documentación suelta ni guardada en contenedores que no sean las cajas normalizadas. La documentación que, por su tamaño o características, no puedan ser guardados en las cajas normalizadas, se utilizará el formato más conveniente, de acuerdo con el AGER. Los expedientes se guardarán de forma ordenada siguiendo un orden numérico ascendente y cronológico en cajas correlativas.

2. Desinsectación de la documentación:
2.1. La documentación que haya sido atacada por insectos, debe ser descontaminada y controlada durante 30 días previos a la transferencia. Debe asegurarse que la misma no contenga insectos al momento de su embalaje. La desinsectación debe hacerse vía gaseosa con estos componentes en aerosoles comerciales: Deltametrina Técnica Tetrametrina Butóxido de Piperonhlo y Xileno. Si se observa existencia de plagas debe convocarse a un especialista.

3. Descontaminación y limpieza:
3.1 En el caso de detectar hongos en estado avanzado, debe ser aislada con friselina o tibek (tela no tejida) blanca y escribir, además del inventario, en su rótulo, dicha patología. No envolver la documentación afectada con films plásticos. Protección personal: durante la manipulación de la documentación afectada debe utilizarse guantes, máscaras y protección ocular.
3.2 Realizar una limpieza seca, superficial y solo perimetral de cada unidad con un pincel ancho y suave. No aplicar ningún producto químico sobre la documentación.

4. Embalaje. Manipulación y traslado.
4.1 La documentación debe ser entregada en cajas de polipropileno blancas o grises de formatos estándar comerciales, debidamente identificados. Se sugiere que la documentación transferida sea acompañada con el mueble adecuado, (estantería metálica). Para grandes formatos se deben confeccionar a medida de la documentación. No doblar o plegar documentación para guardar dentro de cajas más pequeñas. Al interior de la misma la documentación no debe permanecer suelta ni comprimida. En el caso de no disponer de estos recursos la documentación, debe ser colocada en cajas comunes de cartón, o armar paquetes de no más de 20 centímetros de alto, envueltos en friselina entre dos tapas de cartón y atada con cinta hilera.
4.2 Para identificar cada caja se deben transferir debidamente rotuladas, en los que se harán constar los siguientes datos: entidad productora de la documentación, enumeración de las cajas cuando se transfiera más de una, para que el AGER pueda identificarlas dentro de la transferencia y controlar el contenido de las mismas con los datos cumplimentados en la hoja de transferencia.
4.3 Durante todo el procedimiento debe manipularse con mucho cuidado, evitando cualquier riesgo de deterioro y pérdidas de documentación. Debe sujetarse la documentación con las dos manos, aún cuando se hayan armado atados, no sujetarlos de la cinta, no arroje ni apile desordenadamente la documentación.
4.4 Se sugiere utilizar preferentemente carros con laterales para poder trasladar la documentación cómodamente sin riesgo a que ésta se caiga. Evite la carga excesiva de documentación. Debe preverse que el recorrido esté libre de obstáculos. La documentación debe ser transportada en un vehículo con caja cerrada y debe ser acampanado por una persona responsable del organismo productor hasta su entrega en el Archivo General de Entre Ríos la recepción definitiva. La consecuente transferencia de responsabilidad legal no se hará hasta que el Archivo General de Entre Ríos no controle el inventario de transferencia y las condiciones materiales de los documento.

5. Redacción de la hoja de transferencia de documentos.
5.1 El responsable de la entidad productora cumplimentará dos copias de la planilla de transferencia de documentos. Este documento cumple una doble función, como prueba e información de la transferencia de documentación que se va a efectuar, facilita el control y la localización de los documentos, tanto para el AGER como para la entidad productora remitente.

6. Formalización de la transferencia.
6.1 Una vez que la transferencia esté preparada, se concretará con el AGER la fecha de traslado. El traslado de los fondos documentales al AGER es responsabilidad a cargo del organismo remitente. El AGER realizará a continuación las siguientes tareas:
a) Comprobar la conformidad entre lo reseñado en la hoja de transferencia y la documentación recibida. Si no coincide, la planilla de transferencia será devuelta a su remitente junto con la documentación para subsanar los errores detectados.
b) Devolver a la oficina correspondiente un ejemplar de la hoja de transferencia, firmada y sellada por el AGER, como confirmación de que la transferencia ha sido realizada.

 


(1) Ley nº 9577: REGISTRO UNICO DE LA VERDAD: Creación. Base de datos: antecedentes y documentación sobre represión hasta 10/12/83

(2) Ley nº 8906: Dirección General de Notariado: Registro y Archivo 

Ordenanza nº 9773
Sancionada: 02.11.2018
Promulgada: 06.12.2018 por Decreto nº 2233
Publicada: 14.12.2018

Artículo 1°.- Es objeto de la Presente Ordenanza la regulación de la protección del patrimonio documental de la Municipalidad de Paraná, así como la regulación del procedimiento de valoración, conservación y eliminación de los documentos administrativos.

Artículo 2°.- La presente ordenanza es de aplicación a los documentos producidos, conservados o reunidos por la Municipalidad de Paraná cualquiera sea su soporte.

Artículo 3°.- Entiéndase por eliminación de documentos a la destrucción física de los documentos por el órgano responsable del archivo donde se encuentren, empleando cualquier método que garantice la imposibilidad de reconstrucción de los mismos y su posterior utilización.

Artículo 4°.- Se establece la conservación en soporte diferente al original: Digitalización. La digitalización de documentos implica pasar documentación física a formato digital. El nuevo soporte deberá garantizar la integridad, autenticidad, protección y conservación de la copia del documento original mediante el uso de la electrónica avanzada.

Artículo 5°.- En ningún caso se podrá autorizar la eliminación ni se podrá proceder a la destrucción de documentos de la administración municipal en tanto subsista su valor probatorio de derechos y obligaciones de las personas físicas o jurídicas o no hayan transcurrido los plazos que la legislación vigente establezca para su conservación, acorde a los mínimos establecidos en Anexo de la presente.

Artículo 6°.- Los Estudios de Identificación y valoración se realizarán por iniciativa del Responsable del Archivo, quien adoptará las medidas adecuadas para realizar eficazmente la tarea y con posterioridad se procederá a la destrucción de la que considere alcanzada, dejándose registro por intermedio de la Dirección de Escribanía Municipal.

Artículo 7°.- La autoridad de aplicación será la Dirección de Archivo General o la que en un futuro la reemplace.

Artículo 8°.- La presente se reglamentará a partir de los 30 días de su promulgación.

Artículo 9°.- Comuníquese.

Resolución nº 1940/2016 T.C.E.R.
Fecha: 14.12.2016
1º.- Ratificar que los organismos públicos provinciales y municipales deberán mantener su documentación en archivo durante un plazo mínimo de diez (10) años, contados desde la fecha que establece el artículo 328 del Código Civil y Comercial de la Nación, conforme las razones expuestas supra.-
2º.- Librar oficio al presentante, en respuesta a la consulta formulada, adjuntándole copia de la presente.-
3º.- Regístrese, notifíquese, publíquese en el Boletín Oficial y en la página web, y en estado, archívese.-

Tomo I

Municipalidad de Paraná

Encontraremos información que refiere al Régimen Municipal, de acuerdo a  la Constitución Nacional y Provincial y la Ley Orgánica de Municipios que rige en nuestra Provincia. También está conformada por aspectos vinculados a la Municipalidad en sí misma: Símbolos, Ejido, Ceremonial, dispositivos de Información Ciudadana, Relaciones Institucionales, mecanismos de Participación y de Protección, normas, leyes, procedimiento administrativo, Justicia de Faltas,  organización y estructura administrativa y laboral del Estado Municipal.

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Tomo II

Actividad Económico Financiera

Refiere a los medios y recursos económicos con que cuenta la Municipalidad. Las normas se agrupan en: finanzas, rentas, contrataciones, concesiones, contabilidad, patrimonio, expropiaciones, restructuración y reforma del estado municipal - emergencia económica - contención del gasto público - y régimen federal de responsabilidad fiscal.

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Tomo III

Prestaciones Municipales

Se agrupan las normas sobre tales prestaciones en: abastecimiento, acción social, catastro, cementerio, cultura y educación, deportes, estación terminal de ómnibus, higiene, obras públicas, obras sanitarias, promoción industrial, salud pública, turismo, preservación de bienes muebles e inmuebles, servicio fúnebre para indigentes, pensionado juvenil, defensa civil, fiestas-conmemoraciones, minoridad, discapacidad, familia, juventud, adolescencia, mujer, adultos mayores, tercera edad y derechos humanos.

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Tomo IV

Actividad Urbanística

Las normas que se incluyen en esta actividad refieren a preceptos de la Constituciona Nacional, Código Civil y Ley Orgánica nº 10027 que regulan esa materia y  normas sobre planeamiento urbano; trazado de calles, manzanas y lotes; edificación; paisaje urbano; medio ambiente y zonas de emergencia.

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Tomo VII

 

Honorable Concejo Deliberante

Encontraremos información que refiere al funcionamiento del Órgano Deliberativo en sí mismo: régimen, organización, funcionamiento, protocolo,  como también disposiciones  sobre protección ciudadana, relaciones institucionales, participación ciudadana, información y atención al ciudadano. Asimismo información en cuanto a organización y estructura administrativa, como el marco normativo administrativo y laboral del personal de Honorable Concejo Deliberante.

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Tomo V

Actividad de los Administrados

En dos títulos se incluyen las normas sobre permiso de uso y habilitación de locales y establecimientos y sobre espectáculos públicos.

 

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Tomo VIII

Compendio Normativo en Materia de Género

Por Ordenanza nº 9879 se dispone la creación dentro del Digesto Municipal, de un “Compendio Normativo en Materia de Género”, que estará conformado por las normas de carácter nacional, provincial y municipal en materia de género y derechos de las mujeres, con el objetivo de sistematizar el andamiaje normativo actualmente existente para que resulte de fácil acceso al conjunto de la ciudadanía.

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Tomo VI

Actividad en la Vía Pública

Refiere a la actividad en la vía pública y en cinco títulos se agrupan las normas sobre: tránsito; licencia para conducir vehículos; transporte; usos especiales de la vía pública y publicidad en la vía pública.

 

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